Karakteristik Administrasi Perkantoran: Tujuan dan Contoh

Artikel ini Telah Ditinjau Oleh: Farkhan Ramadhan, S.E.

Administrasi Perkantoran – Secara umum karakteristik berasal dari Bahasa inggris ‘characteristic’ yang bersifat ‘mengandung bersifat khas’.

Sedangkan secara harfiah menurut beberapa Bahasa, karakter mempunyai bermacam-macam arti seperti ‘karakter’ (Latin) yang artinya instrument of making ‘charessein’ (Prancis) yang artinya pembawaan yang mempengaruhi tingkah laku, tabiat, budi pekerti serta peringai.

Dipembahasan kali ini saya ingin menjelaskan, kepada teman-teman tentang karakateistik, tujuan, ruang lingkup dan contoh administrasi perkantoran. Berikut penjelasan lengkapnya.

Pengertian Karakteristik Perkantoran

Pengertian Karakteristik Perkantoran
Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran merupakan rentetan kegiatan sehari-hari dan ada kaitanya dengan personalia, perencanaan keuangan, distribusi, penagihan dan pencatatan.

Pengertian adminstrasi perkantoran dalam arti sempit adalah seluruh kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam melakukan pekerjaan operatif, serta penyediaan keterangan dari karakteristik administrasi antara  lain adanya hal-hal dibawah ini :

Terdapat sedikit perbedaan antara karakteristik administrasi perkantoran dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda dari kedua hal tersebut mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan.

Baca Juga : Tugas da Peran Sekretaris di Organisasi/Yayasan

Karakteristik Administrasi Secara Umum

Berikut ini terdapat beberapa karakteristik administrasi perkantoran secara umum :

  1. Terdapata sekelompok orang
  2. Terdapat Kerja sama
  3. Adanya proses/usaha yang berkesinambungan
  4. Terdapat Pembagian tugas
  5. Adanya Bimbingan, kepemimpingan dan pengawasan
  6. Memiliki Tujuan

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Secara Umum
Karakteristik

Karakteristik Administrasi Perkantoran Bersifat Pelayanan

Kenapa disebut administrasi perkantoran yang bersifat pelayanan ? karena pekerjaan kantor fungsinya membantu pekerjaan lain agar bisa berjalan efektif dan efesien dalam pekerjaan. Sehingga orang lain akan terbantu dengan administrasi perkantoran.

Kesimpulanya, bahwa adminstrasi perkantoran atau pekerjaan kantor untuk melayani pekerjaan operasional seperti tugas pokok kantor dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Contoh Administrasi Perkantoran Bersifat Pelayanan :

Berikut ini terdapat beberapa contoh atau kegiatan perkantoran yang benar-benar memperlihatkan kegiatan pelayanan :

  1. Pekerjaan adminstrasi penjualan yang membantu tenaga penjualan.
  2. Tugas lembaga pendidikan ialah memberikan pengajaran dan pendidikan kepasa sisawanya. Pekerjaan ketatausahaan (Administrasi) seperti mencatat kemajuan belajar siswa dan menyiapkan raport.
  3. Petugas perpusatakaan yang mencatat siswa yang meminjam buku di perpustakaan.
  4. Orang yang menabung disebuah bank dan dibantu oleh Teller Bank tersebut.
  5. Adminsitrasi perkantoran membantu bagian produksi dalam menentukan biaya bahan baku yang lebih terjangkau.

Karakteristik Administrasi Perkantoran Bersifat Terbuka dan Luas

Sifatnya yang terbuka dan luas artinya pekerjaan kantor tidak hanya terbatas di gedung kantor saja, bahkan bisa  juga di luar gedung sekalipun. Sehingga bisa dimana saja dan kapan saja dalam satu organisasi.

Contoh Administrasi Bersifat Terbuka dan Luas :

  1. Petugas PLN yang sedang mencatat pemakaian listrik kerumah-kerumah masyarakat.
  2. Petugas sensus/survey yang sedang melakukan pekerjaan kantornya dengan mendatangi rumah warga dan melakukan wawancara dan lainya.
  3. Petugas PDAM yang akan mencatat pemakaian air kerumah-rumah warga.
  4. Polisi menuliskan nama penggendara yang terkena sanksi pelanggaran pada saat melakukan razia.
  5. Petugas Ekspedisi yang mengantarkan barang pesanan ke alamat tujuanya.

Dilaksanakan Oleh Seluruh Pihak dalam Organisasi

Pekerjaan kantor bisa saja dilakukan oleh siapapun, bisa dari pimpinan tertinggi hingga karyawan sekalipun. Walaupun sebenarnya pekerjaan tata usaha dapat dikerjakan kepada seorang pegawai saja.

Akan tetapi pekerjaan kantor bisa dilakukan oleh pemimpin meskipun tanpa mengubah kedudukan untuk mengumpulkan data.

Baca Juga : Sifat dan Prinsip Seorang Manajer Yang Baik

Contohnya :

  1. Seorang mandor pabrik yang mencatat pegawai yang tidak masuk atau karyawan yang lembur tanpa merubah profensinya.
  2. Seorang Office boy yang bertugas membersihkan kantor bisa saja dia juga memperoleh pekerjaan untuk mengirimkan surat resmi.
  3. Seorang security yang bertugas menjaga kemanan bisa saja nanti bertugas sebagai pencatat buku penerimaan surat pada saat menerima surat dari  pihak lain sebelum disampaikan kepada pihak yang dituju.
  4. Siswa yang sedang piket sebagai resepsionis mencatat kehadiran guru pada buku absensi.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan

Pada hakikatnya administrasi perkantoran memiliki tujuan untuk menghimpun, mengelola, menyalin, memperbanyak, mengirim serta menyimpan keterangan-keterangan yang dibutuhkan pada kegiatan kantor.

Terdapat tujuan-tujuan dari administrasi perkantoran yaitu antara lain :

  1. Menggabungkan ialah sebuah kegiatan-kegiatan yang mencari data, memperjuangkan tersedianya segala informasi yang belum ada maka dari itu akan siap untuk dipakai jika dibutuhkan.
  2. Mencatat merupakan suatu kegiatan yang memerlukan berbagai peralatan tulis informasi maka akan terwujud tulisan yang bisa dibaca, disimpan serta dikirim.
  3. Mengelola merupakan suatu kegiatan yang menggelola informasi dengan tujuan untuk menyiapkan dengan bentuk yang lebih bermanfaat lagi.
  4. Menggandakan merupakan suatu kegiatan yang mengemukakan dengan berbagai cara serta alat.
  5. Mengirim merupakan suatu kegiatan yang mengemukakan dengan berbagai cara dan alat serta informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainya.
  6. Menyimpan merupakan suatu kegiatan yang menaruh berbagai informasi dengan beberapa cara dan alat dalam suatu tempat yang sangat aman.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Di dalam ruang lingkup perkantoran berisikan kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja kantor. Sedangkan ruang lingkup perkantoran sendiri adalah seperti dibawah ini :

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan Kantor adalah suatu kegiatan yang setiap harinya dilakukan dalam perkantoran dimana kegiatan tersebut akan semakin luas, maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan.

Secara umum kegiatan perkantoran terdiri dari beberapa kegiatan yakni :

Perencanaan Perkantoran (Office Planning), yang diartikan sebagai proses untuk memastikan arah kegiatan kantor, dengan penjualan kembali terhadap faktor-faktor yang dapat mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Untuk perencanaan perkantoran sendiri terdiri dari :

  1. Tata ruang kantor
  2. Perencanaan Gedung
  3. Penerapan/cahaya
  4. Ventilasi
  5. Perabotan kantor/perlengkapan peralatan
  6. Anggaran perkantoran
  7. Standar kualitas kerja
  8. Sistem Informasi dan telekomunikasi

Pengorganisasian Perkantoran (Office Actuating) artinya adalah sebuah kegiatan yang dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja secara maksimal berdasarkan target dan sasaran perkantoran yakni :

  1. Pembagian tugas serta pekerjaan untuk ketepatan dalam organisasi perusahaan.
  2. Pemeliharaan hubungan kerja yang sanngat baik dengan atasan ataupun dengan bawahan.
  3. Penyediaan perlengkapan yang pas dan tepat dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan para karyawan pada saat melakukan pekerjaan.

Pengarahan Perkentoran (Office Actuating) artinya ialah sebuah kegiatan yang mampu meningkaatkan efektivitas dan ketepatan secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang sudah ditentukan demi menciptakan lingkungan kerja yang begitu sehat dan juga dinamis, Pengarahan perkantoran antara lain :

  1. Pelaksanaan Teknik yang efektif ketika melakukan pengawasan terhadap bawahan.
  2. Pelaksanaan Teknik yang efektif bisa memberikan motivasi terhadap bawahan.
  3. Pemberiaan bantuan terhadap para karyawan dalam mengatasi masalah pada saat karyawan mengalami kesulitan dalam pekerjaanya.
  4. Penggabungan visi misi karyawan serta organisasi.
  5. Pengaturan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk bisa berkomunikasi antara atasan dengan para bawahan supaya bisa berjalan dengan baik.
  6. Pemakaian tolak ukur yang tepat dan adil dalam pemberian gaji karyawan.

Pengawasan Perkantoran (Office Controling), artinya ialah seluruh kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan bisa berjalan persisi dengan target yang diharapkan, sedangkan untuk objek pengawasan perkantoranya sendiri terdiri dari :

  1. Pemakaian peralatan serta perabot kantor
  2. Metode-metode serta standarisasi pekerjaan kantor
  3. Kualitas pekerjaan kantor
  4. Pelayanan kantor
  5. Waktu
  6. Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Kantoran

Dari hasil penjelasan diatas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam sebuah bangunan yang ada kegiatan tata usaha atau juga kegiatan manajemen ataupun berbagai tugas lainya. Akan tetapi perkantoran terikat dengan prasarana seperti dibawah ini :

Lokasi Kantor

Kamu bisa memperhatikan beberapa faktor-faktor dalam menentukan lokasi kantor yaitu antara lain :

  1. Keamanan
  2. Lingkungan
  3. Harga

Gedung

Anda dapat memperhatikan faktor-faktor yang menjadi perhatian saat penentuan Gedung yaitu :

  1. Gedung bisa menjamin keamanan serta kesehatan para karyawan
  2. Gedung mempunyai fasilitas yang mencukupi
  3. Harga dari Gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya serta ketentuanya

Peralatan

Untuk peralatan dapat digolongkan menjadi dua kelompok yaitu antara lain :

  1. Perabotan kantor (office furniture) contohnya saja meja, kursi, laci, rak dan sebagainya yang berbuat dari kayu, besi ataupun bahan-bahan, lainya yang mempunyai peranan penting dalam kantor.
  2. Pernekalan kantor (office supplies) contohnya saja kertas, pena, penghapus, tinta printer serta peralatan habis pakai lainya.

Interior

Interior merupakan sebuah tatanan perabot atau perangkat yang mampu menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, contohnya saja plafon, ventilasi, penerangan, hiasan kanor serta jendela.

Mesin-mesin kantor

Untuk semua perencanaan kegiatan kantor yang mempunyai rumus perencanaan mesin yang dipakai sesuai dengan prosedur kerja serta untuk kebutuhan interior.


Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Ada beberapa unsur-unsur yang dimiliki administrasi perkantoran diantaranya sebagai berikut ini :

  1. Organisasi, merupakan mengelompokkan serta menyusun kerangkan kerja, jalinan hubungan kerjasama diantara para kerja dalam sebuah wadah demi mencapai tujuan tersebut.
  2. Manajemen, mempunya fungsi dalam merencanakan, membina, mengorganisasikan lalu membimbing, menggerakkan serta mengawasi sekelompok orang demi menggerakan semua fasilitas demi tujuan yang sudah ditentukan bisa tercapai dengan baik.
  3. Komunikasi, ialah seuatu kegiatan yang menyampaikan sebuah berita, pemberian ide, serta gagasan dari seseorang terhadap orang lain, dengan sifanya timbal balik diantara pimpinan dengan pimpinan, pemimpin dengan bawahan, bisa secara formal ataupun non formal.
  4. Informasi, merupakan sebuah kegiatan yang menghimpun, mengollah, mencatat, menyebarkan, menggandakan serta menyimpan berbagai informasi.
  5. Personalia, merupakan suatu kegiatan yang mengatur serta mengelola pemanfaatan sumber daya sekalian yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
  6. Perbekalan, merupakan sebuah kegiatan yang menguraikan, memelihara serta mengatur dalam pemakaian peralatan kerja.
  7. Humas, merupakan suatu kegiatan yang membangun hubungan serta dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan.

Demikianlah tadi penjelasan mengenai Karakteristik Administrasi Perkantoran, Tujuan dan Contohnya semoga dengan penjelasan saya diatas bisa bermanfaat dan membantu anda.

Terimakasih banyak atas kunjunganya dan jangan laupa untuk mengunjungi artikel lainya.

Leave a Comment