14 Tugas & Peran Sekretaris dalam Organisasi  dan Yayasan

3 min read

Peran dan Tugas Sekretaris dalam Organisasi/Yayasan – Apabila anda bekerja sebagai sekretaris yang sudah profesional, pastinya wajib bagi anda  untuk banyak belajar mengenai teori dan menambah pengalaman yang banyak.

Pesan serta fungsi sekretaris tidak hanya sebagai “pembantu atau penggembira pimpinan” akan tetapi sekretaris sebagai subyek yang begitu penting dalam sebuah organisasi/perusahaan/badan/yayasan.

Apabila kita ibaratkan seorang sekretaris itu seperti sebuah komponen dalam suatu mesin yang mempunyai pengaruh terhadap kinerja mesin keseluruhan.

5 Teori Perilaku Produsen [Pengertian, Tujuan dan Permasalahan]

Pernahkah terlintas  dipikiran anda seperti, bagaimana sih mengenai perkembangan teknologi ?

Jawabanya, walaupun perkembangan teknologi semakin pesat serta alat-alat perkantoran canggih, peran dan fungsi sekretaris tetap tidak bisa digantikan, karena tetap perlu sentuhan tangan terampil dan buah pikiran dari seorang sekretaris sampai kapan pun.

 

Tugas Seorang Sekretaris dan Tugas Utamanya

Secara garis besarnya tugas-tugas dari sekretaris sebagai berikut :

1. Tugas-tugas Rutin

Maksud dari tugas rutin ini ialah tugas umum yang menjadi sebuah pekerjaan rutin oleh sekretaris, dan tidak perlu menunggu instruksi dari pimpinan meliputi :

  • Membuka surat masuk untuk pimpinan
  • Menerima dikte
  • Menerima serta melayani tamu dan bertamu mewakili pimpinan
  • Menerima serta melayani telepon dan menelpon
  • Menata surat dan arsip

2. Tugas-tugas khusus

Yang dimaksud dari tugas khusus sekretaris ialah jenis tugas yang tidak setiap hari dikerjakan oleh sekretaris. Dimana tugas ini dilakukan jika memperoleh sebuah perintah langsung atau instruksi khsuus dari seorang pimpinan kepada sekretaris dan umumnya penyelesaian secara khusus juga.

Artinya semua tugas ini tidak selalu  dilakukan, namun juga harus dilakukan dikerjakan sebaiknya-baiknya  sebab, ada unsur kepercayaan jika  tugas sekretaris harus bisa menyimpan rahasi sebuah perusahaan dan dipercayakan untuk menuntaskan tugas tersebut.

3. Tugas-tugas istimewa

Biasanya tugas istimewa dari seorang sekretaris adalah menyangkut keperluan pimpinan. Masksudnya tugas ini sepertin membantu dalam mempersipalkan seluruh alat kantor yang dibutuhkan oleh seorang pemimpin. Sedankan untuk tugas istimewa lainya misalnya  seperti  menjadi sebuah penghubung antara pemimpin dengan relasi/clien.

4. Tugas keungaan

Sekretaris biasanya menandatangani tugas keuangan yang biasanya dinamakan dengan petty cash (uang cadangan/kas kecil).

Beberapa tugas keungan antara lain :

  • Mengatasi masalah keuangan kepemimpinan uang di Bank seperti, penarikan cek, penyimpanan uang yang ada di Bnak serta pengambilan uang dari Bank.
  • Membayar sejumlah tagihan rekening, sumbangan dana atas nama pimpinan dan juga pajak.
  • Menyajikan beberapa catatan berupa pengeluaran sehari-hari, bisa itu mengenai keperluan pimpinan serta penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari perusahaan.

4 Macam – Macam Gaya Kepemimpinan dan Contoh dalam…

5. Tugas resepsionis

Ada beberapa tugas sekretaris sebagai resepsionis, antara lain sebagai berikut :

  • Menjawab serta menerima telepon dan juga mencatat pesan-pesan telepon.
  • Mencatat janji-janji untuk pimpinan
  • Menyusun acara kerjasama sehari-hari seorang pimpinan
  • Menerima seorang tamu yang akan bertamu dengan pimpinan.

6. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Mungkin anda belum mengetahui seperti apa pertemuan bisnis atau Business Meeting). Terdajinya pertemuan bisnis ini bisa terlihat dangan adanya petemuan-pertemuan 2  orang atau lebih dari itu yang bertemu/.berkumpul untuk saling menerima dan memberi sesuatu mengenai sebuah informasi, lalu mencari sebuah masalah menyimak kembali kemajuan dan informasi lainya.

Nah biasanya sekretaris merasa berat serta sangat melelahkan dengan tugas ini jika dibandingkan tugas sekretaris lainya yakni  untuk mengorganisir pertemuan tersebut.

7. Tugas kreatif

Disini tugas kreatif seorang sekretaris merupakan tugas atas prakarsa atau dengan arti lain tanpa harus diminta oleh pimpinan. Tugas kreatif ini adalah hasil pertimbangan sekretaris mengenai suatu hal supaya membantu kemudian meringankan beban pekerjaan pimpinan.

Beberapa tugas kretif seorang sekretaris meliputi :

  • Merancang perancanaan kerja
  • Mempelajari pengetahuan mengenai kas kecil
  • Pemantapan kepribadian
  • Memeplajari pengetahuan mengenai bank
  • Efisinsi kerja
  • Pengembangan diri sekretaris lewat sebuah kegiatan seminar serta pelatihan atau kursus yang bisa menunjang sebuah pekerjaan seorang sekretaris.

Pengertian, Jenis, Fungsi dan Bentuk Badan Usaha [Contohnya]

Peran Sekretaris Menurut Pendapat Ahli

Dalam menentukan atau mempengaruhi leberhasilan tujuan sekretaris sangatlah berperan penting.

Sangat pentingnya peranan dari seoranh sekretaris sama dengan jabaran dari sekretaris di tempat maupun perusahaan dimana ia berkerja saat ini.

 

Menurut Saiman (2002: 37)

Menurut Saiman peranan sekretaris bisa kita ketahui sebagai berikut ini :

  1. Peranan sekrataris terhadap atasan
  • Menjadi Pembina hubungan yang sangat baik, maka peran sekretaris yakni menghubungkan orang-orang yang akan melakukan komunikasi dan juga melakukan pertemuan dengan pimpinan.
  • Menjadi peranan sebagai sumber informasi yang diperlukan seorang pemimpin
  • Menjadi tangan kanan atau pelanjut keinginan pimpinan terhadap karyawan  (bawahan) dalam pelaksanaan tugas.
  • Berperan dalam memberikan sebuah ide-ide terbaru.
  • Memiliki peranan sebagai factor penunjang kesuksesan dalam sebuah pekerjaan dan cerminan untuk bawahan (karyawan).
  1. Peran sekretaris terhadap seorang bawahan terllihat dalam 
  • Sebagai penetap sebuah kebijakan untuk pegawai secara adil. Yang dimaksud kebijakan disini seperti dalam penagturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan di setiap bidang pekerjaanya.
  • Menyampaikan motivasi kepada terhadap pegawainya agar setiap pekerjaan dapat bejalan dengan lancer dan sukses dengan baik.
  • Memepersembahkan apresiasi atau rasa puas dan bangga terhadap pegawai yang telah menjalankan pekerjaanya.
  • Memuat serta menindaklanjuti saran dan usul pegawai dalam berbagai masalah
  • Membuat pendekatan kepada para pegawai agar bisa melihat kekurangan dan kehendak pegawai, dengan begitu dapat memberikan solusi untuk pekerjaanya agar bisa memperoleh hasil yang maksimal

 

Menurut Hartiti Hendarto (2003 : 6)

Menurut Hartiti Hendarto bahwa tugas dan peran sekretaris dalam sebuah organisaisi antara lain sebagai berikut :

1. Penjaga perusahaan

Peran sekretaris untuk menyeleksi tamu yang akan bertamu dengan pimpinan organisasi serta mengatur jadwal pertemuan tersebut hal  itu diamaksudkan agar tidak bertumburan dengan jadwal  lainya.

2. Filter serta pengelola informasi

Tugas dari sekretaris ialah mengelola informasi yang masuk seperti, mencari, menyimpan dan mengatur. Dengan begitu dapat cepat ditemukan ketika akan diperlukan oleh pimpinan.

3. Tangan kanan pimpinan

Peran sekretaris ialah membantu pimpinan dalam tugas sehari-harinya namun juga sesekali waktu dia mewakili pimpinan untuk kepentingan perusahaanya.

4. Pemegang rahasia

Sekretaris harus dapat mengeri kalau dirinya itu memiliki peran yang tidak bisa diteruskan kepada pihak yang tidak pantas untuk mengetahuinya.

5. Penasehat ketika akan diminta berbagai pendapat

6. Humas

Posisi sekretaris sendiri berada di antara pihak lain dan pimpinan. Oleh sebab itu, sekretaris wajib bisa menjabarkan kebijakan pimpinan kepada pihak internal dari organisasi, serta menjadi  penyampai informasi yang benar dan baik kepada pihak lain organisasi

7. Pelindung

Peran sekretaris sendiri diharapkan mampu memperhatikan kesehatan pimpinan melalui cara membuat suasana kerja yang mengasikan maka pimpina  tidaka menjadi sering kelelahan.

 

Demikianlah tadi penjelasan mengenai 14 Tugas & Peran Sekretaris dalam Organisasi  dan Yayasan semoga dengan apa yang sudah saya jelaskan diatas dapat membantu anda. Terimakasih banyak atas kunjuganya

Mohon bantuanya kasih bintang ya…. !!

Please rate this

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *