Pengertian dan Contoh Karakteristik Perkantoran Bersifat Pelayanan

4 min read

Pengertian dan Contoh Karakteristik Perkantoran Bersifat Pelayanan

Karakteristik Perkantoran Bersifat Pelayanan – Dalam kesempatan kali ini saya  akan menjelaskan mengenai contoh karakteristik perkantoran bersifat pelayanan. Secara umum karakteristik berasal dari Bahasa inggris ‘characteristic’ yang bersifat ‘mengandung bersifat khas’.

Sedangkan secara harfiah menurut beberapa Bahasa, karakter mempunyai bermacam-macam arti seperti ‘karakter’ (Latin) yang artinya instrument of making ‘charessein’ (Prancis) yang artinya pembawaan yang mempengaruhi tingkah laku, tabiat, budi pekerti serta peringai.

 

Pengertian Karakteristik Administrasi

Administrasi  Perkantoran terbagi menjadi dua bagian yakni pengertian administrasi perkantoran secara sempit dan pengertian adminstrasi perkantoran secara luas merupakan suatu kerja sama dengan secara sistematis serta teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi  demi menuju tujuan secara efektif dan efesien.

Namun untuk adminstrasi perkantoran sendiri dalam arti sempit yakni seluruh kegiatan yang bersifat teknis  ketatausahaan dalam melakukan pekerjaan operatif, serta penyediaan keterangan dari karakteristik administrasi antara  lain ialah adanya hal-hal dibawah ini :

  • Sekolah orang
  • Kerja sama
  • Adanya proses/usaha yang berkesinambungan
  • Pembagian tugas
  • Bimbingan, kepemimpingan dan pengawasan
  • Tujuan

 

Lihat Juga : 14 Tugas & Peran Sekretaris dalam Organisasi  dan Yayasan

 

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Terdapat sedikit perbedaan antara administrasi perkantoran dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda dari kedua hal tersebut mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Agar anda bisa memahaminya berikut  penjelasanya secara  lengkap.

a. Bersifat Pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang

Hal tersebut artinya kalau pekerjaan kantor umumnya ialah dari pelayanan dan support untuk semua kegiatan organisasi.

b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak

Hal tersebut  artinya kalau pekerjaan kantor mempunyai dampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilakukan disetiap organisasi.

c. Hasilnya akhirnya berupa informasi

Sebuah informasi merupakan keterangan-keteranfan yang berisikan data yang bisa dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang ada di kantor lain, pemegang saham, pimpinan, masyarakat, pemerintah serta karyawan organisasi dan lain-lain.

d. Bersifat Memudahkan

Pekerjaan kantor adalah sebuah alat katalisator yang mempunyai beragam aktivitsd dari setiap perusahaan dipersatukan.

e. Bersifat Pengetikan dan Penghitungan

Susunan dari pekerjaan kantor sangat banyak yang didalamnya ada pekerjaan mengetik

f. Dilakukan oleh Semua Pihak

Tidak selalu pekerjaan kantor dilakukan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap-tiap bagian perusahaan.

 

 

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Di dalam ruang lingkup perkantoran berisikan kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja kantor. Sedangkan ruang lingkup perkantoran sendiri merupakan sebagai berikut ini :

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan Kantor adalah suatu kegiatan yang setiap harinya dilakukan delam perkantoran dimana kegiatan tersebut akan semakin luas, jadi tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Secara  umum bahwa kegiatan perkantoran terdiri dari beberapa kegiatan yakni :

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), yang diartikan sebagai proses untuk memastikan arah kegiatan kantor, dengan penjualan kembali terhadap factor-faktor yang dapat mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Untuk perencanaan perkentoran terdiri dari :

  1. Tata ruang kantor
  2. Perencanaan Gedung
  3. Penerapan/cahaya
  4. Ventilasi
  5. Perabotan kantor/perlengkapan peralatan
  6. Anggaran perkantoran
  7. Standar kualitas kerja
  8. Sistem Informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Actuating) artinya adalah sebuah kegiatan yang dapat meningkatkan efektevitas dan efesiensi kerja secara maksimal berdasarkan target dan sasaran perkantoran yakni :

  1. Pembagian tugas serta pekerjaan untuk ketepatan dalam organisasi perusahaan
  2. Pemeliharaan hubungan kerja yang sanngat baik dengan atasan ataupun dengan bawahan
  3. Penyediaan perlengkapan yang pas dan tepat dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan para karyawan pada saat melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkentoran (Office Actuating) artinya ialah sebuah kegiatan yang mampu meningkaatkan efektevitas dan ketepatan secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang sudah ditentukan demi menciptakan lingkungan kerja yang begitu sehat dan juga dinamis, Pengarahan perkantoran antara lain :

  1. Pelaksanaan Teknik yang efektif ketika melakukan pengawasan terhadap bawahan
  2. Pelaksanaan Teknik yang efektif bisa memberikan motivasi terhadap bawahan
  3. Pemberiaan bantuan terhadap para karyawan dalam mengatasi masalah pada saat karyawan mengalami kesulitan dalam pekerjaanya
  4. Penggabungan visi misi karyawan serta organisasi
  5. Pengaturan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk bisa berkomunikasi antara atasan dengan para bawahan supaya bisa berjalan dengan baik.
  6. Pemakaian tolak ukur yang tepat dan adil dalam pemberian gaji karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controling), artinya ialah seluru kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan bisa berjalan persisi dengan target yang diharapkan, sedangkan untuk objek pengawasan perkantoranya sendiri terdiri dari :

  1. Pemakaian peralatan serta perabot kantor
  2. Metode-metode serta standarisasi pekerjaan kantor
  3. Kualitas pekerjaan kantor
  4. Pelayanan kantor
  5. Waktu
  6. Biaya perkantoran

 

Lihat Juga : 4 Peran Penting dan Fungsi Akuntansi dalam Bisnis

 

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Kantoran

Dari hasil penjelasan diatas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam sebuah bangunan yang ada kegiatan tata usaha atau juga kegiatan manajemen ataupun berbagai tugas lainya. Akan tetapi perkantoran terikat dengan prasarana seperti dibawah ini :

a. Lokasi Kantor

Anda bisa memperhatikan beberapa factor-faktor dalam menentukan lokasi kantor yakni antara  lain :

  • Keamanan
  • Lingkungan
  • Harga

b. Gedung

Anda dapat memperhatikan faktor-faktor yang menjadi perhatian saat penentuan Gedung yakni :

  • Gedung bisa menjamin keamanan serta kesehatan para karyawan
  • Gedung mempunyai fasilitas yang mencukupi
  • Harga dari Gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya serta ketentuanya

c. Peralatan

Untuk peralatan dapat digolongkan menjadi dua kelompok yakni antara lain:

  1. Perabotan kantor (office furniture) contohnya saja meja, kursi, laci, rak dan sebagainya yang berbuat dari kayu, besi ataupun bahan-bahan, lainya yang mempunyai peranan penting dalam kantor.
  2. Pernekalan kantor (office supplies) contohnya saja kertas, pena, penghapus, tinta printer serta peralatan habis pakai lainya.

d. Interior

Interior merupakan sebuah tatanan perabot atau perangkat yang mampu menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, contohnya saja plafon, ventilasi, penerangan, hiasan kanor serta jendela.

e. Mesin-mesin kantor

Untuk semua perencanaan kegiatan kantor yang mempunyai rumus perencanaan mesin yang dipakai sesuai dengan prosedur kerja serta untuk kebutuhan interior.

 

 

Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

Ada beberapa unsur-unsur yang dimiliki administrasi perkantoran yakni sebagai berikut ini :

  1. Organisasi, merupakan mengelompokkan serta menyusun kerangkan kerja, jalinan hubungan kerjasama diantara para kerja dalam sebuah wadah demi mencapai tujuan tersebut.
  2. Manajemen, mempunya fungsi dalam merencanakan, membina, mengorganisasikan lalu membimbing, menggerakkan serta mengawasi sekelompok orang demi menggerakan semua fasilitas demi tujuan yang sudah ditentukan bisa tercapai dengan baik.
  3. Komunikasi, ialah seuatu kegiatan yang menyampaikan sebuah berita, pemberian ide, serta gagasan dari seseorang terhadap orang lain, dengan sifanya timbal balik diantara pimpinan dengan pimpinan, pemimpin dengan bawahan, bisa secara formal ataupun non formal.
  4. Informasi merupakan sebuah kegiatan yang menghimpun, mengollah, mencatat, menyebarkan, menggandakan serta menyimpan berbagai informasi.
  5. Personalia merupakan suatu kegiatan yang mengatur serta mengelola pemanfaatan sumber daya sekalian yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
  6. Perbekalan merupakan sebuah kegiatan yang menguraikan, memelihara serta mengatur dalam pemakaian peralatan kerja.
  7. Humas merupakan suatu kegiatan yang membangun hubungan serta dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan.

 

Tujuan Administrasi Perkantoran

Pada umumnya tujuan administrasi perkentoran ialah suatu pekerjaan kantor yang memiliki tujuan menghimpun, mengelola, menyalin, memperbanyak, mengirim serta menyimpan keterangan-keterangan yang dibutuhkan pada kegiatan kantor. Terdapat tujuan-tujuan dari administrasi perkantoran antara lain :

  1. Menggabungkan ialah sebuah kegiatan-kegiatan yang mencari data, memperjuangkan tersedianya segala informasi yang belum ada maka dari itu akan siap untuk dipakai jika dibutuhkan.
  2. Mencatat merupakan suatu kegiatan yang memerlukan berbagai peralatan tulis informasi maka akan terwujud tulisan yang bisa dibaca, disimpan serta dikirim.
  3. Mengelola merupakan suatu kegiatan yang menggelola informasi dengan tujuan untuk menyiapkan dengan bentuk yang lebih bermanfaat lagi.
  4. Menggandakan merupakan suatu kegiatan yang mengemukakan dengan berbagai cara serta alat
  5. Mengirim merupakan suatu kegiatan yang mengemukakan dengan berbagai  cara dan alat serta informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainya.
  6. Menyimpan merupakan suatu kegiatan yang menaruh berbagai informasi dengan beberapa cara dan alat dalam suatu tempat yang sangat aman.

 

Demikianlah tadi penjelasan mengenai Pengertian dan Contoh Karakteristik Perkantoran Bersifat Pelayanan semoga dengan penjelasan saya diatas bisa bermanfaat dan membantu anda. terimakasih banyak atas kunjunganya dan jangan laupa untuk mengunjungi artikel lainya.

Artikel Lainya :

  1. 10 Cara Tepat Meningkatkan Nilai Produk dan Layanan Bisnis Anda
  2. 12 Contoh dan Format Surat Pengunduran Diri Kerja Dengan Alasan 2018
  3. Macam-Macam & Persyaratan Membuat SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) Perseorangan
  4. 15 Contoh Bukti Transaksi Pembayaran Perusahaan [Update]

Please rate this

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *